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Contrôle financier des OGEC

RECOMMANDATIONS SUR LES OBLIGATIONS DECLARATIVES DES OGEC

 

Les OGEC perçoivent des  fonds en provenance de l’Etat et des collectivités territoriales et à ce titre la loi a prévu un droit de contrôle du Trésorier Payeur Général (décret n° 61-246 du 15 Mars 1961-loi DEBRE relatif au contrôle financier et administratif des établissements d’enseignement privé sous contrat)

 

Après dépouillement des résultats de l’enquête sur les contrôles financiers effectuée auprès des UDOGEC/UROGEC, il apparaît intéressant de préciser à nouveau à celles-ci les recommandations à émettre en la matière auprès des OGEC :

 

1.      Délais de production des déclarations financières de fin d’exercice

Il est apparu que dans la majorité des cas les délais ne sont pas respectés alors que la loi a prévu que le compte-rendu financier de fin d’exercice  devait parvenir au TPG dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice.

Cette obligation qu’il faut respecter doit conduire à revoir le calendrier comptable  au sein de l’établissement, au centre de gestion UDOGEC/UROGEC/DEC ou au cabinet d’expertise comptable.

 

2.      Teneur des déclarations

2.1. Sur la forme :

Le compte rendu financier doit être présenté dans un cadre précis ; il est important que tous les OGEC présentent leurs résultats dans les mêmes formes : la commission comptable a mis au point les déclarations de référence GS-CFRA et GS-CFRR qui reposent principalement  sur la séparation entre Gestion scolaire et Gestion patrimoniale et non scolaire ; voir dans cette même rubrique, le point "déclarations financières".

 

2.2. Sur le fond :

Les OGEC ne sont tenus qu’au compte-rendu des fonds utilisés pour la gestion scolaire ; il s’agit donc d’une déclaration limitative exclusive des autres activités et ressources ; ces déclarations comportent à la fois une déclaration de synthèse et une analyse par niveau d’enseignement (école, collège, lycée,…) puisque les ressources publiques émanent de collectivités différentes (communes, départements, régions,…) et que les tarifs familles se distinguent également par niveau.

Au sein de la Gestion scolaire, il est également nécessaire d’isoler les secteurs restauration et hébergement (secteurs extra - pédagogiques faisant l’objet de tarifications particulières)

Lorsque les OGEC perçoivent des fonds au titre de la taxe d’apprentissage, ils sont tenus de joindre aux déclarations financières précédentes, un double de la déclaration d’emploi des fonds de la dite taxe envoyée par ailleurs en Préfecture.

 

3.      Respect des règles légales et statutaires

Les OGEC étant placés en général sous le régime de la loi de 1901, il importe de bien respecter toutes les obligations contenues dans cette loi c’est-à-dire, en premier lieu, la tenue d’une assemblée générale annuelle et de plusieurs conseils d’administration, avec des objectifs respectifs précis :

Pour le conseil d’administration : principalement, arrêté du bilan et du cpte de fonctionnement annuel, approbation des budgets de fonctionnement et d’investissement.

Pour l’assemblée générale : approbation du bilan et du compte de fonctionnement annuel, renouvellement des administrateurs ; il faut veiller également à ce que le conseil soit toujours renouvelé y compris le président ;  la déclaration en préfecture des membres du bureau nouvellement nommé, est obligatoire.

En contrat simple comme en contrat d’association, les avenants financiers aux tarifs à transmettre au Préfet pour visa, sont obligatoires.

Nous rappelons également que l’exercice comptable des OGEC va du 1er septembre au 31 Août : il s’agit d’une disposition statutaire et institutionnelle.

 

4.      Attitudes en cas de contrôle

4.1. Obligation

Les OGEC ne peuvent se soustraire en aucun cas ni à un contrôle sur pièce ni à un contrôle sur place 

 

4.2.  Etendue du contrôle : Exigence de transparence

Les informations communiquées au TPG étant issues de la comptabilité, il a tout naturellement accès à l’ensemble des informations et pièces justificatives qui ont permis de l’établir; par contre, les informations et pièces justificatives relatives aux activités et au patrimoine de la gestion patrimoniale et non scolaire, n’étant pas de son ressort, le TPG n’y a pas accès ; cependant, les OGEC et l’ensemble de l’institution Enseignement catholique ont  intérêt à ce que les contrôles financiers se déroulent dans les meilleures conditions : il appartient par conséquent au chef d’établissement et au président d’ OGEC de  réfléchir au cas par cas à l’attitude à adopter.

Il est utile de rappeler que l’optique du contrôle financier par l’Etat est une optique de vérification du respect des clauses du contrat simple ou d’association et de vérification de l’utilisation des fonds publics alloués ; ainsi les obligations suivantes doivent être respectées :

-   Etats de présence des élèves (registres d’appel, fichiers…) permettant de vérifier l’exactitude des déclarations d’effectifs

-   Justification des qualifications et modalités de rémunération des enseignants

-   Conformité des tarifs familles avec les avenants financiers aux contrats

-   Respect des obligations comptables, des règles de présentation des comptes généraux et analytiques de fin d’exercice (inventaire, clés de répartition…)

-   Contrôle, par niveau d’enseignement, de l’affectation des ressources privées et des ressources publiques (pour l’enseignement : respect des articles 14 et 15 du décret n° 60-745 du 28 juillet 1960 (loi DEBRE)